Zarządzenie nr 81

ZARZĄDZENIE NR 81

Burmistrza Mirosławca

z dnia 1 października 2018 r.

w sprawie powołania zespołu projektowego ds. realizacji projektu grantowego p.n. „Ja w internecie. Program szkoleniowy w zakresie rozwoju kompetencji cyfrowych.”

Na podstawie art. 30 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tj. Dz. U. 2018 r., poz. 994, ze zm.) oraz § 8 Zarządzenia Nr 64 Burmistrza Mirosławca z dnia 21 sierpnia 2017 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Mirosławcu zarządza się, co następuje:

§ 1.  1. W celu prawidłowej realizacji umowy nr 015/OKIV/2018 z dnia 3 września 2018 r zawartej z Fundacją Legalna Kultura dotyczącej projektu p.n. „Ja w internecie. Program szkoleniowy w zakresie rozwoju kompetencji cyfrowych.” powołuję zespół projektowy, którego skład osobowy i zakres obowiązków określa załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

2.  Do obowiązków członków zespołu należy czynny udział w realizacji projektu, kompletowanie wymaganych dokumentów, uczestnictwo w konsultacjach i pracach zespołu, gromadzenie i analiza informacji związanych z zakresem działania w zespole, a także przekazywanie danych dotyczących realizacji poszczególnych zadań Kierownikowi projektu w terminach określonych w harmonogramie projektu.

3.  Członkom zespołu przyznane zostanie wynagrodzenie finansowane z uzyskanego przez Gminę i Miasto Mirosławiec grantu w zależności od nałożonych obowiązków w określonym terminie realizacji projektu.

4.  Realizacja projektu musi być zgodna ze złożonym wnioskiem o powierzenie grantu i zakończyć się w terminie zgodnym z wnioskiem.

§ 2.  Projekt, o którym mowa w ust. 1 jest finansowany z przyznanego grantu realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i budżetu państwa.

§ 3.  Wykonanie Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy i Miasta w/m.

§ 4.  Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik do zarządzenia Nr 81

Burmistrza Mirosławca

z dnia 1 października 2018 r.

Skład osobowy oraz kompetencje zespołu projektowego

Zespół projektowy składa się z:

I. Komitetu sterującego w składzie:

1. Przewodniczący - Piotr Pawlik - Burmistrz Mirosławca,

2. Z-ca Przewodniczącego - Monika Stąporek - Sekretarz Gminy i Miasta Mirosławiec.

Do kompetencji członków Komitetu sterującego należą w szczególności:

1) monitorowanie realizacji poszczególnych elementów Projektu i badanie ich zgodności ze złożonym wnioskiem,

2) podejmowanie ostatecznych decyzji w kwestii realizacji projektu,

3) podejmowanie decyzji o wprowadzeniu zmian w projekcie.

II. Zespołu realizującego projekt w składzie:

1. Kierownik Projektu – Jadwiga Kamińska – Główny specjalista ds. pozyskiwania środków zewnętrznych w Urzędzie Miejskim w Mirosławcu

Do zadań Kierownika projektu należy w szczególności:

1) organizacja i prowadzenie biura projektu,

2) propagowanie zasad równości szans, płci i niedyskryminacji osób niepełnosprawnych,

3) planowanie i wyznaczanie realnego harmonogramu realizacji oraz skutecznej promocji projektu,

4) nadzór i koordynacja wszystkich zadań projektowych,

5) bieżące monitorowanie terminowości, systematyczności i efektywności realizacji projektu zgodnie z prawem krajowym i europejskim i z zapisami wniosku o powierzenie grantu, prowadzącej do osiągnięcia celu i rezultatów,

6) organizowanie spotkań i nadzorowanie wykonywania obowiązków przez członków zespołu,

7) nadzór i kontrola nad prawidłowym wydatkowaniem środków finansowych w odniesieniu do budżetu projektu,

8) nadzór nad wyborem dostawców towarów i usług na rzecz projektu zgodnie z ustawą: prawo zamówień publicznych z zachowaniem zasad konkurencyjności i transparentności,

9) nadzorowanie i udział w sporządzaniu sprawozdań,

10) przygotowanie wzorów dokumentów niezbędnych do realizacji projektu,

11) nadzorowanie przebiegu i prawidłowości rekrutacji uczestników projektu,

12) informowanie Komitetu Sterującego o konieczności wprowadzenia zmian w projekcie,

13) kontrola dokumentacji merytorycznej,

14) współpraca i utrzymywanie kontaktu instruktorami i uczestnikami projektu,

15) przestrzeganie procedur i wytycznych Instytucji Zarządzającej oraz obowiązujących wzorów dokumentów,

16) uczestniczenie w szkoleniach związanych z realizacją projektu,

17) uczestnictwo w czynnościach kontrolnych związanych z projektem w trakcie jego trwania oraz po jego zakończeniu,

18) bieżące współdziałanie z komitetem sterującym.

2. Koordynator projektu – Justyna Kujawa – Pomoc administracyjna w Urzędzie Miejskim w Mirosławcu.

Do zadań Koordynatora projektu należy w szczególności:

1) współpraca z  Kierownikiem Projektu oraz Specjalistą ds. Zamówień Publicznych w zakresie przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień, w tym przygotowania takich dokumentów jak: szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, ustalenie szacunkowej wartości przedmiotu zamówienia i inne dokumenty niezbędne do przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówień na przedsięwzięcia zawarte w projekcie,

2) udział w odbiorach dostaw sprzętu,

3) rekrutacja uczestników projektu i instruktorów,

4) monitoring prowadzonych szkoleń,

5) zapewnienie promocji projektu na stronie internetowej gminy, w mediach gminnych oraz na portalach społecznościowych,

6) sporządzenie projektu plakatu projektu, zamieszczanie informacji o projekcie na stronie internetowej Gminy,

7) powielanie dokumentów niezbędnych do realizacji projektu,

8) gromadzenie i przechowywanie dokumentów,

9) przygotowanie dokumentów do archiwizacji,

10) gromadzenie formularzy uczestników projektu,

11) sporządzenie sprawozdań częściowych i sprawozdania końcowego,

12) uczestniczenie w szkoleniach związanych z realizacją projektu,

13) przygotowanie opisu faktur,

14) Sporządzenie protokołów ze spotkań zespołu ds. realizacji projektu.

3. Specjalista ds. zamówień publicznych – Anna Stawska - Inspektor ds. zamówień publicznych i gospodarki komunalnej w Urzędzie Miejskim w Mirosławcu.

Do zadań Specjalisty ds. zamówień publicznych należy:

1) przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych na dostawę sprzętu informatycznego,

2) Przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych innych niż wymienione – na wniosek Kierownika Projektu,

3) uczestniczenie w szkoleniach związanych z realizacją projektu.

4. Księgowa projektu – Bożena Lepianka – Podinspektor ds. księgowości budżetowej Urzędzie Miejskim w Mirosławcu.

Do zadań Specjalisty ds. obsługi finansowej należy:

1) odpowiedzialność za budżet projektu- nadzorowanie kosztów - monitoring,

2) obsługa finansowa projektu,

3) nadzór nad budżetem projektu, w tym proponowanie zmian w budżecie,

4) księgowanie dokumentów finansowych dotyczących projektu,

5) sporządzenie informacji o projekcie w sprawozdaniu finansowym (z wykonania budżetu),

6) sprawdzanie kompletności dokumentów finansowych dotyczących projektu,

7) uczestniczenie w szkoleniach związanych z realizacją projektu,

8) przygotowywanie przelewów dotyczących wydatków w ramach projektu,

9) weryfikacja klasyfikacji budżetowej wydatków w ramach projektu,

10) przygotowywanie sprawozdań w części finansowej - współpraca z Koordynatorem oraz Kierownikiem projektu,

11) uczestniczenie w szkoleniach związanych z realizacją projektu,

12) ewidencja środków trwałych oraz przekazanie zakupionego majątku szkołom.